Urząd Gminy Karsin Biuletyn Informacji Publicznej

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008r. o zmianie imienia i nazwiska).

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE.L. z 2016r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informuję, że:

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:
1. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Karsinie ul. Długa 222,83-440 Karsin – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz w zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego;
2. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;
3. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska, a także zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Karsinie można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora ul. Długa 222, 83-440 Karsin, e-mail: usc@karsin.pl, tel. 889-075-996
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres e-mail: iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktory pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Wójt Gminy Karsin wyznaczył Inspektora Ochrony Danych - Pana Łukasza Gołda, z którym mogą się Pani/Pan skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu e-mail: lukasz.golda@cbi24.pl lub pisemnie pod adres Administratora ul. Długa 222, 83-440 Karsin, e-mail; ug@karsin.pl, tel. 58 687-33-22.

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z przepisem szczególnym ustawy;
• przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Karsinie - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych
• przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności.
Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:
• sporządzenia aktu urodzenia dziecka;
• sporządzenia aktu małżeństwa;
• sporządzenia aktu zgonu;
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa;
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzeniu aktu urodzenia;
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko jakie nosi, albo nosiłoby ich wspólne dziecko;
• przyjęcie oświadczeń o zmianie imienia lub imion lub nazwiska;
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym;
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego;
• wydanie zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą;
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego;
• sprostowania lub uzupełniania lub unieważnienia aktu stanu cywilnego;
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innego dokumentu potwierdzającego urodzenie/ małżeństwo/zgon za granicą (rejestracja zdarzenia);
• transkrypcja aktu stanu cywilnego;
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 ustawy-Kodeks rodzinny i opiekuńczy;
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach;
• dołączenie do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie;
• wydania dokumentów z akt zbiorowych;
• sporządzenie zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa i wydanie zaświadczenia w tym zakresie;
• uznawanie orzeczeń
• zlecenia migracji aktów; zlecenie usunięcia niezgodności w rejestrze;
• pozostałe sprawy z zakresu rejestru i aktualizacji stanu cywilnego.

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:
• Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji
• podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców (dane podmiotu do uzupełnienia przez organ gminy).

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Karsinie udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie -Prawo o aktach stanu cywilnego. Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:
• służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
• osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
• osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody Pani /Pana zgody;
• jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisu w rejestrze PESEL.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.
Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorcze rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:
• 100 lat – akty urodzenia i akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
• 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
Winsoki o wydanie odpisu aktów stanu cywilnego przechowywane są przez 5 lat.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:
• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO);
• prawo żądania sprostowania danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
- Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 531 03 00

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:
• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,
• organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
• organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
• wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,
• wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.
Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL
.
INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.